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Escritório compartilhado ganha adeptos de olho na divisão das contas

Tempo de leitura: 5 minutos



JUSSARA SOARES COLABORAÇÃO PARA A FOLHA



Em busca de reduzir custos, pequenas e médias companhias estão se unindo para dividir um mesmo espaço, seja um andar inteiro de um prédio, um galpão ou até mesmo uma loja.

Além do valor do aluguel ser arcado por duas ou mais empresas, outras contas também podem entrar na partilha, como energia elétrica, equipe de limpeza e segurança, e até a secretária.

No início deste ano, as empresas de tecnologia Essence IT, Octadesk e Bexs trocaram seus escritórios individuais por um andar inteiro de 600 metros quadrados em um prédio na rua Alexandre Dumas, no bairro de Santo Amaro, zona sul da capital.

Embora pertencentes a um mesmo grupo, as três atuam como empresas autônomas e possuem operações separadas, com diretoria própria. Conseguiram um espaço maior, pagando 25% a menos do que se arcassem com os gastos individualmente.

Com 80 funcionários, a Essence IT ocupava um escritório de 330 metros quadrados, enquanto a Octadesk e a Bexs, com 20 e 10 colaboradores, respectivamente, deixaram um imóvel de 70 metros quadrados.

“Todas as empresas precisavam aumentar, mas fazer isso sozinho era quase impossível. O compartilhamento nos ajudou a ter um espaço melhor e mais motivador, gastando menos”, diz Rodrigo Ricco, 39, fundador e diretor-executivo da Octadesk.

O maior desafio, segundo Ricco, foi unir no mesmo espaço empresas de culturas diferentes. A Essence IT, que trabalha com revenda de software, é mais formal, enquanto Octadesk, especializada em soluções para atendimento ao cliente, e a Bexs, desenvolvedora de softwares, são mais informais. A diferença se reflete até na maneira de se vestir dos colaboradores.

“São três empresas no mesmo andar, mas os ambientes são setorizados e mantemos a cultura de cada uma. Isso ficou claro para os colaboradores e a convivência têm sido tranquila”, diz Paulo Secco, 41, diretor da Essence IT.

Os encontros dos funcionários costumam acontecer no cafezinho, cujos custos são divididos pelas três empresas, junto com água, energia e serviço de limpeza.

“No começo cada um ficava em seu universo, agora as pessoas já usam esse momento do cafezinho para trocar experiências”, diz Ricco.

Para César Akira, professor da Saint Paul Escola de Negócios, juntar companhias diferentes em um mesmo espaço exige cuidados.

O primeiro é escolher o vizinho certo. Empresas concorrentes e muito diferentes devem ser descartadas.

Outro ponto que exige atenção é a gestão de pessoas, para que a produtividade não caia. “Ter um ambiente mais à vontade não significa que a produção vai aumentar. É preciso que a liderança deixe muito claras as tarefas a serem desempenhadas”, afirma Akira.

O professor acrescenta que a vantagem imediata é a financeira, mas também pode levar a ganhos com o networking, fundamental para o sucesso de empreendedores.

A decisão de compartilhar espaços não se limita a empresas que cabem em um escritório. Dono de uma concessionária de motos Kawasaki em Ribeirão Preto, a 316 quilômetros da capital, o empresário Thiago Whady, 43, agregou ao seu espaço um showroom da Motocar, fabricante de triciclos.

“Eu tinha um espaço muito grande para manter e trouxe uma outra marca, que não é concorrente, para dividir o custo do aluguel e me agregar receita”, diz Whady.

A identidade visual das marcas e equipes de vendas são separadas por uma parede. “São empresas diferentes que dividem o mesmo espaço físico.” Em todo o Brasil, a Motocar já possui seis showrooms compartilhados.

Empresa que atua no setor de desenvolvimento logístico de galpões, a TRX passou a apostar em áreas para serem divididas. O custo, segundo números da empresa, chega a cair mais que a metade. O metro quadrado de um galpão alugado por uma única empresa custa R$ 5,83, enquanto o modelo compartilhado custa R$ 2,50.

“As pequenas empresas, com potencial de crescimento, são as que mais procuram esses galpões, cujas áreas podem aumentar ou diminuir conforme a necessidade do cliente”, diz Ralph Annicchino, gerente comercial e de engenharia da TRX.

A SCI – Sistema de Consumo Inteligente, empresa fundada em 2014 que comercializa cestas básicas, se transferiu em maio para um galpão compartilhado.

“O que mais nos atraiu foi a possibilidade de alugar as áreas conforme crescermos. Além disso, diminuímos os custos com segurança, limpeza e jardinagem. Dividimos até a energia das áreas comuns”, diz Gabriel Delazeri, 32, diretor jurídico da SCI.

“É preciso que a empresa tenha o perfil para compartilhar. Também é fundamental criar regras de organização e convivência. Por exemplo, como evitar desperdícios, horários e organização e limpeza de todos os espaços de convivência”, diz Paulo Ancona, sócio-diretor da consultoria Vecchi Ancona – Inteligência Estratégica.

*

POLÍTICA DE BOA VIZINHANÇA

Antes de assinar um contrato longo, é preciso estipular quais despesas serão divididas e quais serão individualizadas para que ninguém saia prejudicado

Não é recomendável dividir o espaço com um concorrente direto, mas vale a pena escolher empresas que tenham atividades complementares, favorecendo a criação de redes de contato

Horários, conversas paralelas e regras sobre limpeza e organização devem ser acordados por todas as empresas e passados aos funcionários para evitar conflitos

Em um ambiente mais à vontade, é preciso tomar cuidado para evitar a dispersão dos colaboradores. Para alcançar resultados, clareza sobre as metas é essencial

Observe se a empresa tem perfil para atuar dentro de um espaço compartilhado. O que no início é encarado como ambiente criativo mais tarde pode ser visto como bagunça

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