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Abrir uma empresa é uma ação que demanda muito trabalho, dedicação e investimento. Isso porque é preciso adquirir uma série de equipamentos, infraestrutura, insumos produtivos e contratar serviços relacionados à limpeza e mão de obra especializada. Para que todos esses desafios iniciais possam ser ultrapassados de maneira mais simples, o mercado oferece a opção de Escritório Virtual para as empresas.
O Escritório Virtual conceitua-se em uma estrutura com atendimento telefônico, gerenciamento de correspondências, endereço físico e outros serviços. A ideia é que todo esse suporte seja realizado por uma empresa terceirizada, de modo que o novo empreendedor não precise gastar recursos financeiros com este tipo de trabalho.
Em geral, o Escritório Virtual é utilizado por profissionais que não precisam estar todos os dias no local de trabalho e pequenas empresas que não possuem recursos financeiros para montar uma organização com tudo que ela necessita.
Como funciona um Escritório Virtual
Serviços disponíveis
Recepção;
Apoio administrativo;
Recebimento/transmissão de correspondência, ligações e e-mails;
Endereço físico e postal;
Sala de reunião;
Serviços como internet, impressão, copiadora, telefone e videoconferência;
Office-boy;
Centros e salas de treinamento para eventos que necessitam de um número elevado de acomodações.
Quem utiliza os serviços do Escritório Virtual
Empresas que desejam focar apenas na atividade final;
Pessoas que precisam do registro de uma empresa para emitir nota fiscal;
Empresas de serviços, que não são obrigadas a ter grande infraestrutura;
Profissionais que trabalham home office e necessitam de um espaço para eventuais reuniões;
Empresas que precisam realizar atividades em cidades onde não possuem escritórios;
Multinacionais;
Profissionais que realizam atividades paralelas.
Vantagens de quem opta pelo Escritório Virtual
Redução dos custos mensais;
Dispensa investimentos e trabalho com a montagem da empresa;
Evita problemas relacionados à manutenção, pagamento de água, energia, internet e telefone;
Aluguel do espaço conforme a demanda da empresa;
Privacidade e segurança que a organização precisa;
Endereço bem localizado;
O pagamento pelo serviço é feito mensalmente, o que abstém a empresa quanto ao pagamento de IPTU, condomínio ou aluguel de salas;
Quebra de barreiras geográficas, visto que o Escritório Virtual possibilita que a empresa atue em diferentes localidades;
Evita problemas no trânsito e gera economia com deslocamento, já que não há necessidade de estar no local de trabalho todos os dias;
Flexibilidade e dinamismo quanto à realização das atividades da empresa;
Redução no número de profissionais, pois uma parte deles é terceirizada;
Estrutura completa e capaz de atender as diferentes demandas da organização;
Credibilidade para a empresa, pois a infraestrutura oferecida faz com que os clientes confiem no empreendimento.
O que levar em conta na escolha do Escritório Virtual
Localização
O Escritório Virtual deve ser bem localizado, de modo que os clientes da empresa possam ter fácil acesso a ele.
Ambiente
A arquitetura do Escritório Virtual e sua infraestrutura devem ser um chamariz. Verifique se as fotos do local condizem com a realidade antes da contratação do serviço.
Credibilidade
Verifique questões como tempo de mercado e trabalho consolidado, de modo que você tenha certeza da credibilidade do Escritório Virtual que está sendo contratado.
Sistema de gestão
A gestão do Escritório Virtual deve permitir que a empresa tenha acesso a todas as atividades, equipes e serviços disponibilizados.
Colaboradores
Os profissionais devem ser solícitos, educados e capacitados para as tarefas que serão realizadas.
Quem procura pelos serviços ofertados em um Escritório Virtual, prioriza qualidade no atendimento e apresentação eficaz da marca que garantam solidez de mercado e diferenciação da concorrência.
Para que tudo isso seja possível e o Escritório Virtual seja utilizado de forma adequada, é necessário que a empresa entenda de forma assertiva suas necessidades. Nesse sentido, o Coaching é uma metodologia dotada de ferramentas que podem auxiliar o gestor a entender o negócio, bem como seu público-alvo e os produtos/serviços oferecidos, de modo a definir metas e estratégias para alcançar resultados de excelência e o lucro desejado.
Você conhecia o conceito de Escritório Virtual? Acha que o método pode ser eficaz para a sua empresa? Comente e compartilhe o conteúdo nas redes sociais.
Imagem: Aila Images / Shutterstock
Fonte: http://www.ibccoaching.com.br/portal/entenda-como-funciona-um-escritorio-virtual-e-como-pode-ajuda-lo-gerir-um-negocio/
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