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ENTENDA COMO FUNCIONA UM ESCRITÓRIO VIRTUAL E COMO PODE AJUDÁ-LO A GERIR UM NEGÓCIO

Tempo de leitura: 4 minutos

Entenda como funciona um escritório virtual e como pode ajudá-lo a gerir um negócio

Abrir uma empresa é uma ação que demanda muito trabalho, dedicação e investimento. Isso porque é preciso adquirir uma série de equipamentos, infraestrutura, insumos produtivos e contratar serviços relacionados à limpeza e mão de obra especializada. Para que todos esses desafios iniciais possam ser ultrapassados de maneira mais simples, o mercado oferece a opção de Escritório Virtual para as empresas.

O Escritório Virtual conceitua-se em uma estrutura com atendimento telefônico, gerenciamento de correspondências, endereço físico e outros serviços. A ideia é que todo esse suporte seja realizado por uma empresa terceirizada, de modo que o novo empreendedor não precise gastar recursos financeiros com este tipo de trabalho.

Em geral, o Escritório Virtual é utilizado por profissionais que não precisam estar todos os dias no local de trabalho e pequenas empresas que não possuem recursos financeiros para montar uma organização com tudo que ela necessita.

Como funciona um Escritório Virtual

Serviços disponíveis

  1. Recepção;

  2. Apoio administrativo;

  3. Recebimento/transmissão de correspondência, ligações e e-mails;

  4. Endereço físico e postal;

  5. Sala de reunião;

  6. Serviços como internet, impressão, copiadora, telefone e videoconferência;

  7. Office-boy;

  8. Centros e salas de treinamento para eventos que necessitam de um número elevado de acomodações.

Quem utiliza os serviços do Escritório Virtual

  1. Empresas que desejam focar apenas na atividade final;

  2. Pessoas que precisam do registro de uma empresa para emitir nota fiscal;

  3. Empresas de serviços, que não são obrigadas a ter grande infraestrutura;

  4. Profissionais que trabalham home office e necessitam de um espaço para eventuais reuniões;

  5. Empresas que precisam realizar atividades em cidades onde não possuem escritórios;

  6. Multinacionais;

  7. Profissionais que realizam atividades paralelas.

Vantagens de quem opta pelo Escritório Virtual

  1. Redução dos custos mensais;

  2. Dispensa investimentos e trabalho com a montagem da empresa;

  3. Evita problemas relacionados à manutenção, pagamento de água, energia, internet e telefone;

  4. Aluguel do espaço conforme a demanda da empresa;

  5. Privacidade e segurança que a organização precisa;

  6. Endereço bem localizado;

  7. O pagamento pelo serviço é feito mensalmente, o que abstém a empresa quanto ao pagamento de IPTU, condomínio ou aluguel de salas;

  8. Quebra de barreiras geográficas, visto que o Escritório Virtual possibilita que a empresa atue em diferentes localidades;

  9. Evita problemas no trânsito e gera economia com deslocamento, já que não há necessidade de estar no local de trabalho todos os dias;

  10. Flexibilidade e dinamismo quanto à realização das atividades da empresa;

  11. Redução no número de profissionais, pois uma parte deles é terceirizada;

  12. Estrutura completa e capaz de atender as diferentes demandas da organização;

  13. Credibilidade para a empresa, pois a infraestrutura oferecida faz com que os clientes confiem no empreendimento.

O que levar em conta na escolha do Escritório Virtual

Localização

O Escritório Virtual deve ser bem localizado, de modo que os clientes da empresa possam ter fácil acesso a ele.

Ambiente

A arquitetura do Escritório Virtual e sua infraestrutura devem ser um chamariz. Verifique se as fotos do local condizem com a realidade antes da contratação do serviço.

Credibilidade

Verifique questões como tempo de mercado e trabalho consolidado, de modo que você tenha certeza da credibilidade do Escritório Virtual que está sendo contratado.

Sistema de gestão

A gestão do Escritório Virtual deve permitir que a empresa tenha acesso a todas as atividades, equipes e serviços disponibilizados.

Colaboradores

Os profissionais devem ser solícitos, educados e capacitados para as tarefas que serão realizadas.

Quem procura pelos serviços ofertados em um Escritório Virtual, prioriza qualidade no atendimento e apresentação eficaz da marca que garantam solidez de mercado e diferenciação da concorrência.

Para que tudo isso seja possível e o Escritório Virtual seja utilizado de forma adequada, é necessário que a empresa entenda de forma assertiva suas necessidades. Nesse sentido, o Coaching é uma metodologia dotada de ferramentas que podem auxiliar o gestor a entender o negócio, bem como seu público-alvo e os produtos/serviços oferecidos, de modo a definir metas e estratégias para alcançar resultados de excelência e o lucro desejado.

Você conhecia o conceito de Escritório Virtual? Acha que o método pode ser eficaz para a sua empresa? Comente e compartilhe o conteúdo nas redes sociais.

Imagem: Aila Images / Shutterstock

Fonte: http://www.ibccoaching.com.br/portal/entenda-como-funciona-um-escritorio-virtual-e-como-pode-ajuda-lo-gerir-um-negocio/

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